کانبان چیست؟ اصول و مزایای استفاده از آن در تیم‌های کاری

کانبان؛ سیستم مدیریت کار برای افزایش بهره‌وری

کانبان یک سیستم مدیریت کار است که به شما کمک می‌کند کارهای خود را به‌وضوح مشاهده کنید، کارهای در حال انجام را محدود کنید و بهره‌وری را که در این سیستم جریان کاری نامیده می‌شود، به حداکثر برسانید. کانبان واژه‌ای ژاپنی است که به معنای سیگنال بصری است و هدف آن کمک به تیم‌ها برای مدیریت و پیگیری پیشرفت کارها است.

چرا کانبان به سازمان‌ها کمک می‌کند؟

در دنیای خدمات و فناوری، بسیاری از کارها قابل مشاهده یا ملموس نیستند. با استفاده از سیستم کانبان، می‌توانید فرآیندها و پیشرفت کارها را مشاهده کنید و به راحتی به دیگران نشان دهید تا تمامی اعضای تیم در یک صفحه مشترک قرار گیرند. یکی از مزایای اصلی کانبان این است که با ایجاد نظم در محیط‌های پرشتاب، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا کارها را به صورت مؤثرتر انجام دهند.

اصول کانبان برای بهبود کارایی تیم‌ها

کانبان اصول خاصی دارد که رعایت آن‌ها به بهبود عملکرد تیم‌ها کمک می‌کند:

1. شروع از وضعیت فعلی: کانبان به شما این امکان را می‌دهد که با آنچه که در حال حاضر انجام می‌دهید، شروع کنید. هیچ نیازی به تغییر در فرآیندهای موجود نیست.
2. احترام به نقش‌ها و مسئولیت‌ها: کانبان به نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی در سازمان احترام می‌گذارد و هیچ تغییری در آن‌ها ایجاد نمی‌کند.
3. پشتیبانی از تمام سطوح رهبری: کانبان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که با همکاری و هم‌افزایی، بهره‌وری را افزایش دهند و مشکلات موجود را برطرف کنند.

ساخت تابلو کانبان و استفاده از آن

یکی از مراحل اولیه در استفاده از کانبان، ساخت تابلو است. تابلو کانبان ابزاری بصری است که به شما کمک می‌کند تمامی مراحل کاری که یک آیتم باید از آن عبور کند، از ابتدا تا پایان، را مشاهده کنید. این تابلو ممکن است از ابزارهای دیجیتال مانند ترلو و جیرای استفاده کند.

• جریان کار: تابلو کانبان شامل ستون‌هایی است که هر کدام نمایانگر یک مرحله از جریان کار هستند. این ستون‌ها می‌توانند شامل "شروع نشده"، "در حال انجام" و "تمام شده" باشند.
• کارت‌های کانبان: هر کارت در تابلو نمایانگر یک آیتم کاری است. کارت‌ها باید عنوان، توضیحات، تاریخ سررسید و مالک مشخصی داشته باشند تا تیم بتواند پیشرفت آن‌ها را پیگیری کند.

اهمیت محدودیت در کارهای در حال انجام

کانبان به شما این امکان را می‌دهد که تعداد کارهایی که همزمان در حال انجام هستند را محدود کنید. این محدودیت به تیم کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری داشته باشد و کارها را با کیفیت بهتری انجام دهد.

چگونگی شناسایی گلوگاه‌ها و بهبود جریان کار

یکی از مزایای اصلی کانبان، شناسایی گلوگاه‌ها در جریان کار است. گلوگاه‌ها به نقاطی اشاره دارند که کارها در آن‌ها متوقف می‌شوند و پیشرفت نمی‌کنند. با شناسایی این گلوگاه‌ها، تیم‌ها می‌توانند مشکلات را رفع کرده و کارایی کلی خود را افزایش دهند.

اندازه‌گیری عملکرد با استفاده از زمان پیشرفت

یکی از مفاهیم کلیدی در کانبان، "زمان پیشرفت" است. این زمان از لحظه شروع کار بر روی یک کارت تا زمانی که آن کارت تمام شده و به دست مشتری می‌رسد، اندازه‌گیری می‌شود. با اندازه‌گیری زمان پیشرفت، تیم‌ها می‌توانند عملکرد خود را ارزیابی کرده و فرآیندهای خود را بهبود بخشند.

نتیجه‌گیری: چگونه کانبان به بهبود کار تیم‌ها کمک می‌کند؟

با استفاده از کانبان، تیم‌ها می‌توانند کارها را به صورت مؤثری مدیریت کرده و مشکلات موجود در جریان کار را شناسایی و برطرف کنند. این سیستم به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را مشاهده کنید، بهره‌وری را به حداکثر برسانید و نتایج بهتری به دست آورید.